Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi okulary albo szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli pracownik korzysta z monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a lekarz w ramach badań profilaktycznych stwierdzi potrzebę ich stosowania podczas pracy. Nie jest to jednak automatyczne prawo do zwrotu każdej kwoty wydanej przez pracownika na okulary. Zakres i sposób refundacji powinien określić sam przedsiębiorca w przepisach wewnętrznych.
Podstawa prawna refundacji
Podstawą obowiązku pracodawcy jest rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Nowelizacja tego aktu weszła w życie 17 listopada 2023 r. i rozszerzyła obowiązek pracodawcy: obecnie obejmuje on nie tylko okulary korygujące wzrok, lecz także szkła kontaktowe, jeżeli ich stosowanie wynika z zalecenia lekarza.
Przepisy są powiązane z obowiązkiem zapewnienia pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. To pracodawca kieruje zatrudnioną osobę na badania wstępne, okresowe lub kontrolne, a badania wykonuje lekarz uprawniony do sprawowania profilaktycznej opieki nad pracownikami. Jeżeli w orzeczeniu lekarskim znajdzie się wskazanie, że podczas pracy przy monitorze należy stosować okulary lub soczewki korygujące wzrok, przedsiębiorca powinien zapewnić takie rozwiązanie.
W praktyce oznacza to, że podstawą refundacji nie jest sama wada wzroku ani prywatna wizyta u okulisty. Decydujące znaczenie ma wskazanie lekarza wydane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej związanej z zatrudnieniem. Sam fakt, że pracownik nosi okulary na co dzień, nie wystarcza do powstania obowiązku po stronie firmy.
Kogo dotyczą przepisy
Regulacja obejmuje osoby zatrudnione przez pracodawcę, które użytkują monitor ekranowy w czasie pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W przypadku pełnego etatu najczęściej będzie to co najmniej cztery godziny dziennie, ale przy niepełnym etacie próg należy odnosić do dobowego wymiaru czasu pracy konkretnej osoby. Wymagania dotyczą również praktykantów i stażystów.
Za monitor ekranowy można uznać urządzenie służące do wyświetlania informacji w formie alfanumerycznej lub graficznej. Przepisy mogą więc obejmować stanowiska wyposażone w komputer stacjonarny, a także w laptop, jeżeli urządzenie jest przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Przepisy nie znajdują zastosowania do każdego urządzenia z ekranem. Wyłączone są między innymi kabiny kierowców i kabiny sterownicze maszyn, systemy komputerowe na pokładach środków transportu, urządzenia przeznaczone głównie do użytku publicznego, kalkulatory, kasy rejestrujące oraz inne urządzenia z małymi ekranami przeznaczonymi do prezentowania danych lub wyników pomiarów. Wyłączenie obejmuje również przenośne systemy, które nie są użytkowane na określonym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Okulary, szkła i soczewki
Obowiązek pracodawcy obejmuje okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza. Sformułowanie „szkła kontaktowe” obejmuje w praktyce soczewki korygujące wzrok. Pracownik nie może jednak domagać się dowolnego produktu ani refundacji wydatków niezwiązanych z pracą przy monitorze.
Jeżeli lekarz zaleci okulary, pracodawca powinien zapewnić rozwiązanie odpowiadające temu zaleceniu. Jeżeli zalecenie dotyczy soczewek, firma nie powinna ograniczać realizacji obowiązku wyłącznie do okularów. Wątpliwości może powodować sytuacja, w której pracownik sam wybiera soczewki zamiast okularów wskazanych przez lekarza. Dlatego dokumentacja medycyny pracy oraz wewnętrzna procedura powinny jasno określać, jakie świadczenie wynika z orzeczenia.
Przepisy nie ustanawiają jednej ogólnokrajowej kwoty refundacji. Nie wskazują też, czy pracodawca ma pokryć całą cenę okularów, czy tylko określoną część. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien ustalić zasady w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania, zarządzeniu albo odrębnej procedurze. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że sposób realizacji obowiązku powinien zostać doprecyzowany w wewnętrznych aktach pracodawcy.
Czy pracownik otrzymuje zwrot kosztów
Przepisy mówią o „zapewnieniu” okularów lub szkieł kontaktowych, ale w praktyce firmy najczęściej realizują ten obowiązek przez refundację wydatków poniesionych przez pracownika. Możliwe są także inne rozwiązania, na przykład zakup okularów przez pracodawcę w uzgodnionym zakładzie optycznym albo przyznanie pracownikowi określonego limitu.
Przedsiębiorca może określić maksymalną kwotę refundacji, pod warunkiem że ustalony limit pozwala realnie zrealizować zalecenie lekarza. Wewnętrzne przepisy mogą również wskazywać:
- dokumenty wymagane do wypłaty refundacji;
- maksymalną kwotę zwrotu;
- częstotliwość refundacji;
- katalog kosztów objętych zwrotem;
- termin składania wniosku;
- zasady postępowania w razie zmiany wady wzroku;
- sposób rozliczenia okularów lub soczewek zakupionych przed wydaniem aktualnego orzeczenia.
Najczęściej pracownik składa wniosek, dołącza orzeczenie lekarza medycyny pracy oraz fakturę lub rachunek wystawiony na jego nazwisko. Dokument sprzedaży powinien potwierdzać zakup okularów, szkieł korekcyjnych albo soczewek. Pracodawca może wymagać, aby dokument zawierał także informację o wykonaniu usługi optycznej, jednak nadmierne formalizowanie procedury nie powinno utrudniać wykonania ustawowego obowiązku.
Jak ustalić limit refundacji
Brak ustawowej stawki oznacza, że przedsiębiorca sam musi zaprojektować racjonalny mechanizm finansowania. Limit może być kwotowy, procentowy albo oparty na faktycznie poniesionych kosztach do określonej wysokości. Przykładowo firma może postanowić, że zwraca udokumentowany koszt zakupu okularów do kwoty 600 zł, raz na dwa lata albo częściej, jeżeli lekarz stwierdzi zmianę wady wzroku.
Nie należy jednak ustalać limitu wyłącznie według ceny najtańszych opraw czy podstawowych szkieł. Okulary mają być zgodne z zaleceniem medycznym i umożliwiać bezpieczną pracę. Jeżeli wskazanie wymaga określonych szkieł, a ich cena przekracza limit, pracodawca powinien przeanalizować, czy limit nie jest zbyt niski. W przeciwnym razie formalna refundacja może nie zapewniać rzeczywistego wykonania obowiązku.
Wewnętrzny regulamin może rozróżniać okulary używane wyłącznie do pracy przy monitorze od okularów o charakterze ogólnym. Należy jednak zachować spójność z zaleceniem lekarza. Pracownik nie powinien być zmuszany do zakupu dodatkowej pary, jeżeli te same okulary są potrzebne zarówno do pracy, jak i do innych codziennych czynności.
Obowiązki przedsiębiorcy krok po kroku
Przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności zidentyfikować stanowiska, na których pracownicy korzystają z monitorów przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dotyczy to także pracy hybrydowej lub zdalnej, jeśli monitor jest narzędziem używanym w ramach obowiązków pracowniczych.
Następnie pracodawca powinien zapewnić pracownikom wymagane badania profilaktyczne i prawidłowo sformułować skierowania. Badania okulistyczne powinny być elementem profilaktycznej opieki zdrowotnej, a nie wyłącznie prywatnym badaniem wykonanym z inicjatywy zatrudnionego.
Kolejnym krokiem jest opracowanie procedury refundacji. Dokument powinien wskazywać, kto przyjmuje wnioski, jakie załączniki są wymagane, jaki jest limit, w jakim terminie następuje wypłata i kiedy pracownik może ponownie ubiegać się o refundację. Zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca powinien konsultować z pracownikami lub ich przedstawicielami, zgodnie z regułami obowiązującymi w zakładzie pracy.
Pracodawca powinien również przeprowadzać ocenę warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory. Ocena obejmuje między innymi obciążenie wzroku, układu mięśniowo-szkieletowego, wpływ oświetlenia oraz organizację pracy. Należy ją aktualizować szczególnie wtedy, gdy powstaje nowe stanowisko albo zmienia się jego wyposażenie lub sposób organizacji.
Laptop, praca zdalna i ergonomia
Współczesne stanowisko pracy często opiera się na laptopie. Jeżeli laptop jest wykorzystywany przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca powinien zapewnić dodatkową klawiaturę i mysz oraz stacjonarny monitor albo podstawkę umożliwiającą właściwe ustawienie ekranu. Wynika to z aktualnych wymagań dotyczących ergonomii stanowiska.
Samo przekazanie pracownikowi laptopa nie kończy obowiązków przedsiębiorcy. Stanowisko powinno umożliwiać ograniczenie przeciążenia wzroku i niewygodnej pozycji ciała. Pracodawca powinien także zapewnić organizację pracy obejmującą naprzemienne wykonywanie innych czynności albo co najmniej pięciominutową przerwę po każdej godzinie pracy przy monitorze, wliczaną do czasu pracy, jeżeli nie jest możliwe łączenie pracy ekranowej z innymi zadaniami.
W przypadku pracy zdalnej zasady dotyczące okularów nie znikają tylko dlatego, że pracownik wykonuje obowiązki poza siedzibą firmy. Pracodawca powinien ustalić sposób potwierdzania organizacji stanowiska pracy oraz realizowania obowiązków BHP, z uwzględnieniem przepisów o pracy zdalnej i ochronie prywatności pracownika.